Ein oftmals unbeachtetes Thema bei Amazon ist die Kontrolle der Rechnungen, insbesondere im Bereich FBA liegt der ein oder andere Fall begraben, den es zu kontrollieren gilt. In diesem Teil der Serie geht es nun also um verlorenes Inventar im Amazon Warehouse (FBA), daher müssen sich Seller die noch nicht über Amazon versenden bis zum nächsten Teil gedulden.

Bevor wir uns allerdings der Thematik nun näher möchte ich die Gelegenheit nutzen und auf etwas hinweisen: Im Internet kursieren einige Anbieter, die sich auf die Fahne geschrieben haben diese Prozesse zu automatisieren. Auch ich habe mir diese Anbieter angeguckt, weil ich auf dem Papier darin viele Vorteile sehe. Leider sind diese Tools, entgegen der Werbung auf den Seiten, nicht gerne gesehen von Amazon.

Der Hintergrund dazu ist denkbar einfach, für den Fall das ihr etwas zu beanstanden habt, wird von Amazon eine Nachforschung angestellt, die natürlich Zeit kostet. Durch die Automatisierung ist es in der Vergangenheit wohl häufig zu einer rapiden Anzahl von Fällen gekommen die am Ende aber nicht haltbar waren. Dadurch leiden alle Händler da der Prozess für alle langsamer wird.

Aus diesem Grund empfehle ich euch die händische Kontrolle aller Fälle und auch nochmal einen extra Check zu machen bevor Fälle bei Amazon landen. Dies sollte sowohl in eurem Interesse als auch im Interesse der Gemeinschaft sein.

Lagerbestandskorrekturen Bericht als Startpunkt

Steigen wir nun also direkt ein in das Controlling, im ersten Schritt holen wir uns den Lagerbestandskorrekturen Bericht, dieser enthält alle Bestandsveränderungen, die nicht durch normalen Verkauf entstanden sind.

Angemeldet im Amazon Seller Central, navigieren wir über Berichte > Versand durch Amazon zu: https://sellercentral.amazon.de/gp/ssof/reports/search.html#

Berichte -> Versand durch Amazon

Dort angekommen gibt es auf der linken Seite in der Rubrik "Lagerbestand" den Menüpunkt "Mehr anzeigen..." der dann unseren Bericht "Lagerbestandskorrekturen" offenbart.

Lagerbestandskorrekturen Bericht im Versand durch Amazon Berichtsbereich

Dort angekommen gibt es einen Reiter für "Online anzeigen" und "Herunterladen":

Für die einfache Bearbeitung empfiehlt sich das Herunterladen. Allerdings ist der "Online anzeigen" Bereich hilfreich für die bereits angesprochene Kontrolle da hier nochmal gefiltert ein Blick auf Bestandsbewegungen für eine FNSKU (Fulfillment Network Stock-Keeping Unit) oder eure Händler-SKU möglich ist.

Beim Herunterladen der Datei starten wir mit dem maximalen Ereignisdatum, das durch einen Klick auf exakte Daten im Drop-Down ermöglicht wird. Hier könnt ihr dann 18 Monate in die Vergangenheit gehen, exakt der Zeitraum den Amazon auch angibt für die möglichen Beanstandungen von Problemen.

Nachdem der Zeitraum ausgewählt ist, startet die Erstellung des Berichts durch den Klick auf "CSV-Datei anfordern", nach einer kurzen Wartezeit kann dann die Datei über Herunterladen lokal gespeichert werden, wo sie dann über gängige Office Tabellenprogramme (Google Sheets, Excel, Libre Office ...) geöffnet werden kann.

Die Tabelle besteht dann aus folgenden Feldern:

adjusted-date ist der Zeitpunkt der Veränderung. Unter der transaction-item-id versteckt sich eine ID für den Vorgang, fnsku ist die eindeutige SKU für den Fulfillment by Amazon Bestand und die SKU eure Stock-Keeping Unit. Product-name ist selbstverständlich der Name, fulfillment-center-id gibt nochmal an in welchem Logistikzentrum das Inventar verändert wurde. Quantity gibt die Anzahl der Veränderungen an (negativ für Verluste, positiv für gefundene Artikel und ähnliches). Reason gibt einen Code an der hier aufgeschlüsselt ist. Disposition gibt den Zustand vom Artikel an (SELLABLE , UNSELLABLE) und die letzten beiden Felder sind insbesondere für Erstattungen, reconciled gibt an welche Menge bereits erstattet wurde und bei unreconciled die nicht erstatte Menge.

Wie immer gilt: Amazon hat in unterschiedlichen Marktplätzen leider auch verschiedene Reportings und Strukturen. Die Übersicht nun entstand im Amazon.com Marktplatz, der allgemein als der am weitesten entwickelte gilt. Für unseren konkreten Fall bedeutet das, dass leider beispielsweise in Deutschland die beiden letzten Spalten(reconciled, unreconciled) fehlen.

Was finden wir nun in der Lagerbestandskorrektur-Datei?

Verlorenes Inventar

Artikel können auch im Amazon Lager verloren gehen, genau für diesen Fall gibt es in der Datei den Reason Code 5 oder M. Für diese Fälle gibt es nur zwei logische Möglichkeiten: Amazon findet sie wieder (Code F oder N), oder es wird euch der Betrag erstattet.

In den USA Reportings wurde versucht das ganze deutlich zu vereinfachen mit den Spalten für die Erstattung am Ende. Aber auch ohne diese können wir natürlich herausfinden, ob es eine Erstattung gegeben hat oder nicht.

Grundsätzliches Vorgehen und Hinweise

Ich würde persönlich Amazon in der Regel drei Monate Zeit geben, um Probleme selber zu lösen. Inventar kann, wie oben ja beschrieben durchaus noch auftauchen und es ist sicherlich nicht hilfreich Amazon mit Fällen zu überhäufen.

Der normale Prozess ist es einen Fall mit Amazon zu öffnen, dafür gibt es ein Tool (USA: https://sellercentral.amazon.com/gp/help/200213130 Deutschland: https://sellercentral.amazon.de/gp/help/help.html?itemID=200213130). Dort ist es dann möglich durch die Eingabe der Transaction ID aus der Lagerbestandskorrekturdatei nochmal zu verifizieren was der Status ist und dann einen Fall zu öffnen.

Probleme mit verlorenem Inventar können bis zu 18 Monate rückwirkend eingereicht werden, entsprechend gibt es keine unbedingte Notwendigkeit dort wöchentlich aktiv zu werden.

Spreadsheet zum Finden von potenziellen Fällen

PUBLIC: Amazon Lost Inventory Helper
Intro Erklärung auf: <a href>https://www.kunden-kauften-auch.de</a> Letztes Update: 25.2.2020

Um uns die Arbeit zu erleichtern habe ich ein Google Sheet angelegt das auf der Grundlage von dem Lagerbestandskorrekturbericht und dem Erstattunsbericht (Berichte > Versand durch Amazon > Zahlungen > Erstattungen) mögliche Ungereimtheiten aufdeckt.

Als ersten Schritt öffnet ihr das Dokument und kopiert es euch (File > Make a Copy, Datei > Kopieren ...). Nachdem ihr dann eine eigene Kopie der Datei habt, ist es auch möglich Inhalte dort zu bearbeiten.

Der Input der benötigt wird, ist a) die Lagerbestandskorrekturdatei die wir weiter oben bereits angesprochen haben und b) der Erstattungsbericht. Beide Berichte sollten die gleichen Zeiträume haben!

Habt ihr beide Berichte angefordert, kopiert ihr diese in den Tab "INPUT: Inventory Adjustments" für Lagerbestandskorrekturen und "INPUT: Reimbursements" für die Erstattungen.

Nun sollte auf dem ersten Tab "RESULT" eine Tabelle erscheinen, in der eine Zusammenfassung der Daten entsteht. Die wichtigste Information ist sicherlich die "Not Accounted" Spalte, in der praktisch steht, welche Menge nicht erklärt werden kann.

Was wird hier geprüft?

Der erste Schritt ist die Summe der Bestandsveränderungen (Spalte Bestand) für die Status Codes M, 5, F und N. Wenn alles gut läuft, sollte diese Summe eine Null ergeben da verlorenes Inventar hoffentlich wiedergefunden wurde.

Die nächste Spalte(Letzte Veränderung) gibt uns Aufschluss wann das letzte Mal eine Veränderung vorgenommen worden ist, diese Information hilft bei der Frage, ob wir bereits einen Fall öffnen sollten oder nicht.

Gefunden vor verloren holt sich die letzte Bestandsänderung für eine FNSKU und prüft, ob diese positiv ist. Das hat eine Relevanz da wir bei Artikeln die länger als 18 Monate verkauft worden sind den Fall haben können das ein Artikel gefunden wurde bevor wir tatsächlich etwas verloren haben. Um dafür einen Hinweis zu liefern, gibt es diese Spalte, die dafür sorgen soll, das wir uns genauer mit den ersten Einträgen für die SKU beschäftigen. Leider gibt es auch hier Besonderheiten, es kann durchaus vorkommen das wir nicht alle gefundenen (positiven Bestandsanpassungen) ignorieren dürfen da es auch sein kann das Amazon fälschlicherweise Artikel gefunden hat und diese dann anschließend korrigiert.

In der Spalte Erstattet werden die bereits getätigten Erstattungen aus dem "INPUT: Reimbursements" Tab angezeigt. Hier werden nur solche angezeigt die als "reason" "Lost_Warehouse" oder "Damaged_Warehouse" haben.

Manuelle Anpassungen werden über "INPUT: Manual Adjustments" gesetzt, dies ist hilfreich da nicht alle Informationen in den Berichten vorhanden sind. Beispielsweise korrigiere ich damit Bestände die Amazon als "Virtual Overage" bezeichnet, diese entstehen, wenn Lieferungen falsch gebucht werden bzw. die Lieferung weniger Artikel enthalten hat als wir Amazon mitgeteilt haben. Auch nutze ich die Spalte um bereits erstellte Fälle bei Amazon zu notieren damit ich sehe was bereits bearbeitet wurde.

In der letzten Spalte Ungeklärt sehen wir dann die Inventarmengen, die nicht durch die vorherigen Spalten geklärt werden können. Dies sollte einen Anhaltspunkt geben, wo man sich anfangs mit beschäftigen sollte.

Arbeiten mit der Datei

Als Erstes gucke ich mir die FNSKUs an die eine negative Menge bei Ungeklärt haben. Dafür kopiere ich mir die FNSKU und filter die "INPUT: Inventory Adjustments" Datei um genauer zu verstehen was hier passiert ist. In dem Zuge kontrolliere ich auch welchen Einfluss möglicherweise das Erstatten von Artikeln hatte bevor etwas verloren ging.

Dabei ist zu beachten das wir uns die Status Codes M, 5, F und N angucken primär. Für eine Übersicht der anderen Statuscodes sei nochmal der Hinweis auf die Hilfeseite von Amazon gegeben: https://sellercentral.amazon.de/gp/help/help.html?itemID=200453260

Sieht es nun so aus als, wenn Artikel tatsächlich fehlen und wir Amazon auch genug Zeit gegeben haben um diese ggf. wiederzufinden wechseln wir in den Tab "INPUT: Reimbursements" um zu kontrollieren, ob wir möglicherweise etwas bei den Erstattungen übersehen haben. Ist auch hier nichts zu finden ist es an der Zeit einen Fall bei Amazon zu öffnen. Dafür kopieren wir uns eine "transaction-item-id" aus dem Reiter "INPUT: Inventory Adjustments" bei der für uns nicht klar ist warum er nicht erstattet wurde.

Diese "transaction-item-id" geben wir dann in das Tool auf Amazon ein: https://sellercentral.amazon.de/gp/help/help.html?itemID=200213130

Nach einer kurzen Suche ist es dann möglich direkt einen Fall zu erstellen der dann von Amazon bearbeitet wird.

Zur besseren Übersichtlichkeit sollte dann die Fallnummer und die erwartete Menge in dem Tab "INPUT: Manual Adjustments" eingetragen werden. Sobald es dann zu einem späterem Zeitpunkt eine Rückerstattung zu dem Fall gibt wird dies in der Liste angezeigt, zusammen mit der erstatten Summe bzw den Artikeln. Sobald dies geschehen ist kann die manuelle Anpassung wieder auf 0 gesetzt werden und damit fungiert der Eintrag nur noch als Logfile.

Einschränkungen

Sicherlich ist der Prozess noch nicht optimal, so können insbesondere Überhänge beim finden von Artikeln dazu führen das die Zahlen nicht stimmen. Auch können Artikel erstattet worden sein die ursprünglich vor dem Zeitpunkt der Berichte verloren gegangen sind.

Diese Probleme lassen sich rückwirkend praktisch nicht mehr lösen, allerdings kann es für Abhilfe sorgen nun die Berichte fortlaufend zu aktualisieren anstatt zu überschreiben. Damit ist die Gefahr von Überhängen zumindest raus, wichtig dabei ist das es zu keinen Duplikaten kommt, also achtet beim erweitern der INPUT Reiter darauf das es zu keiner Überlappung kommt. Mehrere Marktplätze sollten eigentlich zu keinem Problem führen da die FNSKU eindeutig ist.

Neben der Problematik habe ich nun mehrmals auch mit der Situation zu kämpfen gehabt das der Wareneingang nicht exakt stimmte und deswegen negative Bestandskorrekturen durchgeführt worden sind, die ich dann rückwirkend nicht mehr vernünftig kontrollieren konnte.

Ausblick

Durch die regelmäßige Nutzung des Tools werden sicherlich noch weitere Punkte hinzu kommen die zu verbessern sind. Entsprechend werde ich die Updates hier im Posting festhalten.

Aber auch auf der Seite von Amazon tut sich natürlich etwas, so gibt es schon in den USA die ersten verknüpfungen zwischen Erstattung und Verlorenem Inventar was dann genauer aufzeigt für was die Erstattung genau gewesen ist.